Ewidencja czasu pracy – czy wiesz, jak prowadzić ją efektywnie?

Obowiązkiem każdego pracodawcy jest prowadzenie ewidencji czasu pracy dla wszystkich zatrudnionych pracowników.

Powinna być ona prowadzona w formie imiennej karty i zawierać informacje dotyczące: pracy w poszczególnych dobach, w tym pracy w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy, urlopów, zwolnień od pracy i innych nieobecności, a także dyżurów. Przepisy nie narzucają formy, w jakiej ma być prowadzona ewidencja czasu pracy, stąd też dane mogą być gromadzone w różny sposób. Jak prowadzić efektywnie taką ewidencję?

Efektywnie to elektronicznie

Ewidencję czasu pracy zatrudnionych osób w firmie można prowadzić zarówno ręcznie – uzupełniając papierowe karty – lub też elektronicznie. To ten drugi sposób jest znacznie bardziej efektywny. Dlaczego? Zamiast licznych druków pracodawca ma do dyspozycji internetowy System Rejestracji Czasu Pracy (RCP), na którym znajdują się listy obecności wszystkich pracowników, karty pracy, karty ewidencji czasu pracy. Program ten pozwala na wyświetlanie różnego typu raportów szczegółowych.

Przykładem systemu RCP jest ewidencja czasu pracy z inewi.pl. Pracownicy „odbijają się” przy wchodzeniu i wychodzeniu z firmy indywidualnymi kartami, co pozwala na rejestrowanie wszelkich ich ruchów. Taki elektroniczny system gwarantuje łatwą i precyzyjną kontrolę czasu pracy dzięki odnotowywaniu nadgodzin, spóźnień i przerw pracowników. System rejestracji czasu pracy zapisuje wszystkie dane automatycznie, dzięki czemu dostęp do informacji jest szybki i prosty. Co więcej, na podstawie zebranych danych możliwe jest również automatyczne oszacowanie wynagrodzenia.

Raporty dla pracodawcy

Po zebraniu danych na temat czasu pracy pracowników system umożliwia generowanie różnego typu raportów. Na ich podstawie pracodawca może szybko ocenić, kto wyrabia obowiązujące w firmie normy, kto wydłuża sobie przerwy oraz kto się notorycznie spóźnia lub ma liczne nieobecności. Łatwy dostęp do takiego typu raportów pozwala na szybkie reagowanie na zaistniałe sytuacje i wprowadzanie zmian w firmie w celu osiągnięcia poprawy sytuacji. Elektroniczna ewidencja czasu pracy jasno pokazuje i zlicza przepracowane godziny – bez konieczności manualnego ich podliczania, co często obarczone bywa błędami.

Rozliczenie nadgodzin

Elektroniczne ewidencje czasu pracy pozwalają na sprawne i bardzo szybkie rozliczanie nadgodzin pracowników. Taki system umożliwia szybkie zliczenie ilości godzin do odbioru, a także wyznaczenie terminów wynikających z tego tytułu dni wolnych lub wcześniejszych wyjść z pracy. RCP to także sposób na szybkie obliczenie kwoty, jaką powinien otrzymać pracownik za przepracowane nadgodziny. Kierownik zespołu lub inna, odpowiedzialna za to osoba może samodzielnie akceptować nadgodzinny w zależności od potrzeb: jednorazowo na koniec miesiąca lub też codziennie. Konieczne modyfikacje mogą być wprowadzane do systemu w dowolnej chwili. Rozbudowane systemy elektronicznej ewidencji czasu pracy mają ponadto opcje składania przez pracowników wniosków o odbiór nadgodzin w wybranym dniu.

Efektywna ewidencja czasu pracy jest przede wszystkim szybka i automatyczna, a ilość błędów i niedopatrzeń jest w niej ograniczona do minimum. Używanie elektronicznego systemu RCP ułatwia ewidencjonowanie i rejestrację czasu pracy w każdym przedsiębiorstwie, zarówno w bardzo dużych, jak i mniejszych firmach. Taka automatyzacja przede wszystkim optymalizuje pracę i zwiększa jej efektywność.

Więcej na temat przeczytasz w artykule: Elektroniczna ewidencja czasu pracy – jak działa?