Czy pracując zdalnie, można skutecznie zarządzać zespołem projektowym?

Wiele firm korzysta obecnie z modelu pracy zdalnej lub mieszanej. Podejście to wymaga wdrożenia specjalnych procesów zarządczych.

Tak, aby zmaksymalizować produktywność poszczególnych jednostek. Zespół projektowy musi się ze sobą komunikować, a także omawiać wątpliwości na każdym etapie działań. Zbyt późne wykrycie niezgodności, prowadzi do wydłużenia procesu. W jaki sposób skutecznie zarządzać swoimi współpracownikami?

Trzy filary sukcesu

Złośliwi mówią, że każdy sukces ma wielu ojców, ale porażka jest sierotą. Może to nad wyraz dosadne określenie, ale pokazuje istotę pierwszego filaru - ludzi.

Właściwy dobór osób znacznie usprawnia proces tworzenia projektu. Chodzi o wytworzenie więzi w grupie oraz wykorzystanie mocnych stron. Niektórzy należą do osób analitycznych, inni doskonale spajają idee powstałe podczas dyskusji. Znajomość zespołu znacznie ułatwia zarządzanie nim, a także poprawia efektywność.

Drugą składową sukcesu będą narzędzia do egzekwowania potrzeb. Mowa tutaj o komunikacji z poszczególnymi członkami zespołu. Z reguły dzieli się ona na indywidualną oraz grupową. Dobrze, gdy cały zespół uczestniczy w omówieniu każdego etapu procesu. Myśli przekazane w trakcie indywidualnej rozmowy, nie konfrontują się z szerszą opinią. „Burza mózgów” jest pożądanym zjawiskiem. Wśród narzędzi należy wyróżnić także samo przechowywanie danych. Łatwy dostęp pozwala na szybsze korekty oraz bieżącą kontrolę.

Ostatnią ostoją firmy projektowej będą określony reguły działania. Eliminują one niepotrzebne konsultacje, a także pozwalają na wybór optymalnej ścieżki. Określone schematy zachowania dla zespołu, pomogą w wyeliminowaniu bezproduktywnych działań. Pozwalają na wytworzenie finalnej struktury, której trzyma się na każdym etapie.

Kontrola i nadzór

Osoba odpowiedzialna za swój zespół musi w każdej chwili dysponować dla niego czasem. Bieżący nadzór oraz kontrola znacznie zmniejszają koszty, a także czas potrzebny do osiągnięcia sukcesu. Dobrze, gdy lider tworzy dodatkowe notatki. Umysł bywa zawodny, a taka mała pomoc przyda się przy codziennym omówieniu postępów.

Regularny nadzór powinien opierać się na podsumowaniach. W zależności od projektu mogą odbywać się raz dziennie albo rzadziej. Na takich spotkaniach wypowiadają się wszyscy członkowie zespołu. Następnie wytycza się dalszą ścieżkę oraz ewentualne konsultacje dodatkowe w obrębie grupy. Dobrze, gdy jedna osoba tworzy krótkie notatki ze spotkania, które potem prześle do pozostałych.

Nauka zarządzania

Tyle, jeżeli chodzi o teorię, ale praktyka bywa cięższym wyzwaniem. Dlatego też powstały szkolenia menadżerskie z zakresu zarządzania projektami. Są szczególnie istotne dla osób pracujących zdalnie, ponieważ ten sposób ogranicza kontakt bezpośredni ze współpracownikami.

Pomocą w wytworzeniu mechanizmów może być również odpowiedni podręcznik lub książka. Podobnie jak z nauką jazdą samochodem, tutaj również wiele kwestii „wychodzi w trakcie”.

Ostatnią „ostoją” okaże się bardziej doświadczony przełożony. Poda on drobne wskazówki, ale na pewno nie usystematyzuje procesu za nas. Dobrze przedyskutować z nim konkretne wątpliwości.

Artykuł powstał we współpracy merytorycznej z https://leadership-center.pl/blog/zarzadzanie-projektami/