System rezerwacji sal w biurach - czym jest i kiedy warto w niego zainwestować?

Sprawna praca w biurze nie jest wcale czymś oczywistym.

Od tego, jak zarządzamy dostępną przestrzenią zależy nie tylko jakość czasu spędzanego w nim przez pracowników, ale także wyniki ich codziennych działań. Dlaczego warto zdecydować się na system rezerwacji sal?

1. System rezerwacji sal konferencyjnych - na czym polega?

2. Kiedy warto wdrożyć system rezerwacji pomieszczeń biurowych?

3. Kto najbardziej skorzysta na systemie rezerwacji sal biurowych?

4. Na co zwrócić uwagę wybierając oprogramowanie do rezerwacji sal konferencyjnych?

System rezerwacji sal konferencyjnych - na czym polega?

Zarządzanie przestrzenią biurową jest bardzo ważne dla każdego przedsiębiorstwa. Dzięki niemu pracownicy mogą płynnie wykonywać swoje zadania, nie ma problemu z oczekiwaniem, aż niezbędny dla naszych obowiązków pokój zostanie zwolniony, a także ułatwia to komunikację z klientem oraz zapraszanie ich do naszej siedziby na rozmowę czy konsultację. O ile w niewielkim biurze możliwym jest, aby rozdysponowywać dostępnymi pomieszczeniami ręcznie, o tyle w średnich i dużych jednostkach będzie to już bardzo trudne, a czasem wręcz niemożliwe. Aby ułatwić sobie to zadanie i jednocześnie zadbać o czystą i jasną komunikację w miejscu pracy, dobrym pomysłem jest wykorzystanie odpowiedniego oprogramowania. System rezerwacji sal konferencyjnych pozwoli nam nie tylko precyzyjnie zaplanować wszelkie spotkania, ale także ułatwi rotację pracowników w przypadku, gdy na jedno biurko przypada więcej niż jedna osoba.

Kiedy warto wdrożyć system rezerwacji pomieszczeń biurowych?

Tak naprawdę poprawa sposobu zarządzania biurem poprzez wykorzystanie dedykowanych programów jest dobrym wyjściem niezależnie od wielkości firmy. Dzięki nim możemy być bardziej zorganizowani, lepiej planować swój czas oraz efektywniej wykorzystywać dostępną przestrzeń. Zarówno małe, jak i duże przedsiębiorstwo może w ten sposób uniknąć problemów związanych z przejmowaniem sal i pokoi przez kolejnych pracowników, umawianiem spotkań czy też korzystaniem z innych udogodnień w ramach biura. Co więcej, wiele programów tego typu jest bardzo prosta w obsłudze i może zacząć być wykorzystywana od razu po wyjęciu z pudełka. Nie musimy więc uczyć się obsługi dodatkowego narzędzia, ponieważ jest ono dla nas intuicyjne.

Kto najbardziej skorzysta na systemie rezerwacji sal biurowych?

Chociaż oprogramowanie do zarządzania przestrzenią biurową - podobnie jak dobrej jakości instalacje audiowizualne w salach konferencyjnych - przyda się w każdej firmie posiadającej takie miejsce do pracy, szczególnie przydatne jest ono w sytuacji, gdy stosujemy politykę tzw. hot desk. Polega ona na tym, że wynajmowane przez przedsiębiorstwo biuro jest co do zasady mniejsze, niż wskazywałaby liczba pracowników, a na każde biurko przypada więcej niż jedna osoba - zmieniają się one w zależności od godzin, w jakich pracują. W takiej sytuacji planowanie i ustalanie grafiku, kto w danym czasie korzysta z wyznaczonej przestrzeni jest bardzo efektywne i umożliwia skoordynowanie działań naszych pracowników, dzięki czemu są oni bardziej wydajni, a także nie przeszkadzają sobie nawzajem.

Na co zwrócić uwagę wybierając oprogramowanie do rezerwacji sal konferencyjnych?

Wybierając program do zarządzania salami biurowymi powinniśmy przede wszystkim zwrócić uwagę na to, aby był on dla nas prosty w obsłudze oraz aby można było go łatwo dopasować do rozmiarów naszego biura. Jest to szczególnie istotne w przypadku, gdy mamy wielu pracowników, w związku z czym będziemy musieli tworzyć wiele rezerwacji i innych adnotacji, które program musi udźwignąć.