Najważniejsze informacje na temat faktury proforma

Faktura proforma, wbrew swojej nazwie, nie ma wiele wspólnego z tradycyjną fakturą i nie posiada charakteru księgowego. Jest dokumentem o charakterze informacyjnym, który jednak często stosuje się w obrocie gospodarczym. Warto więc zapoznać się z nią nieco bliżej.

Czym jest faktura proforma?

Faktura proforma to dokument, który wystawia się kontrahentowi, aby poinformować go o szczegółach przyszłej transakcji oraz o płatnościach, z którymi będzie ona związana. Faktura proforma może zawierać również: 

• wezwanie do zapłaty, 
• propozycję wystawienia wiążącej faktury, 
• zapowiedź wystawienia wiążącej faktury, 
• ofertę zawarcia transakcji, 
• inne informacje na temat przyszłej transakcji.

Faktura proforma, o której więcej informacji znaleźć można na stronie internetowej https://aleo.com/pl/blog/wzory-dokumentow/faktura-proforma-wzor-z-omowieniem/, stanowi wzór dla wystawienia faktury VAT. Jej zastosowanie pozwala przedsiębiorstwu ułatwić sprzedaż oraz poprawiać relacje z kontrahentami. Dzięki fakturze proforma jeszcze przed nawiązaniem transakcji mają oni szczegółowe informacje na temat rodzaju nabywanych produktów oraz ich ceny.

Z racji tego, że faktura proforma to dokument o charakterze wyłącznie informacyjnym, nie stanowi ona podstawy do dokonywania zapisów w ewidencji księgowej.

W jakim celu wystawia się faktury proforma?

Specjaliści zgodnie twierdzą, że faktury proforma przede wszystkim spełniają swoją funkcję marketingową. Traktowane są jako oferta handlowa składana kontrahentowi przez sprzedawcę bądź usługodawcę.

Faktura proforma z reguły zawiera dokładnie te same elementy, które później zostają umieszczone na tradycyjnej fakturze VAT. Różni się jedynie jej tytuł, w którym koniecznie musi zostać zawarty zwrot proforma.

Fakturę proforma najczęściej wystawia się w celu: 

• przedstawienia oferty handlowej – pozwala ona kontrahentowi na zapoznanie się z warunkami płatności i szczegółami oferty, 
• udzielenia dokładnej informacji o kosztach związanych z planowaną transakcją, 
• pobrania zaliczki od kupującego – w takiej sytuacji do realizacji usługi dojdzie dopiero po opłaceniu proformy, 
• przypomnienia o terminie zapłaty bądź też wezwania do zapłaty za przyszłą usługę lub sprzedaż.

Jakie elementy zawiera faktura proforma?

Aby faktura proforma nie została pomylona z fakturą właściwą, często oznacza się ją nie tylko przy pomocy odpowiedniego nagłówka, ale także wyraźnego znaku wodnego w czerwonym kolorze. Do elementów, które znajdują się na fakturze proforma, zaliczyć można między innymi: 

• datę wystawienia faktury i jej numer identyfikujący, 
• dane osobowe wystawcy i odbiorcy faktury, 
• datę wykonania usługi, 
• nazwę przedmiotu faktury, 
• jednostkę miary oraz ilość dostarczonych towarów,
• cenę jednostkową towarów lub usług netto, 
• kwoty ewentualnych upustów i rabatów, 
• wartość sprzedaży netto, 
• stawkę VAT i kwotę podatku VAT, 
• wartość sprzedaży brutto,
• wyrażoną słownie kwotę do zapłaty.

Przedsiębiorcy często zastanawiają się, czy istnieje ustalony z góry termin na wystawienie dokumentu proforma. Otóż, termin ten nie jest określony przepisami prawa, jednak trzeba pamiętać o tym, że faktury proforma nie można wystawiać po otrzymaniu przedpłaty lub zaliczki – w takiej sytuacji sprzedawca musi wystawić właściwą fakturę VAT.